Um software odontológico (gerenciador de consultório) consiste em uma ferramenta que ainda é pouco utilizada na Odontologia, principalmente pelos dentistas mais experientes, que ainda usam o método manual de marcação de consulta (agenda, por exemplo).
O mundo hoje em dia anda muito rápido, acelerando a cada ano que passa. Isso inclui também o tipo de atendimento. Pare para lembrar como você se comunicava com seus amigos há 10 anos? Via MSN, mensagem de texto, email, orkut, etc.
Hoje, as coisas mudaram. Os métodos de comunicação estão a todo vapor, com o intuito de facilitar a vida das pessoas.
Fazendo um paralelo com a Odontologia, há diversas mudanças no mercado tecnológico que trazem novas formas de atendimento odontológico e interação maior com o cliente.
Uma delas é o software odontológico voltado para o atendimento no consultório.
Ora, mas qual a relação atendimento ao cliente x software odontológico?
Muito se fala dos softwares disponíveis no mercado odontológico. Hoje, temos a opção de comprar o software odontológico ou utilizar plataforma online, na qual é possível ter acesso a todos os dados onde você estiver, sem ter a necessidade de instalação do software no seu computador.
Aí vai da necessidade de cada um, e do gosto também. Particularmente acho mais prático ter acesso aos dados de qualquer lugar, principalmente a agenda do consultório.
Se você der uma lida no google, o principal argumento dos vendedores deste gerenciador de consultório é a organização do atendimento odontológico.
A venda é feita desta forma porque os dentistas, à princípio, enxergam melhor só este argumento. Então, vou te mostrar agora porque você deve investir em um software odontológico, sob a ótica empresarial:
O software odontológico promoverá a Organização do atendimento no consultório como um todo
O principal argumento de vendas deles é verdade e, em geral, é bem aceito pelos dentistas.
Com o passar do tempo, o arquivo do consultório odontológico vai ficando pequeno para tantas fichas. Com certeza você já atendeu um cliente que , por algum motivo, passou aos sem vir e apareceu do nada!
Para encontrar a ficha dele é um Deus nos acuda. Pelo gerenciador de consultório, é possível encontrá-lo em segundos, digitando apenas o nome dele.
Se falar que as fichas podem ser descartadas ou até mesmo escaneadas e colocadas no software odontológico, e protegidas pelo back up.
Ou seja, o atendimento no consultório passar a ser mais rápido. Informações sobre o atendimento odontológico como última prevenção, pagamento, tipo de pagamento, último tratamento odontológico realizado, dentre outras, são obtidas rapidamente.
As consultas odontológicas de prevenção (a cada 6 meses) já podem ser programadas no ato da última consulta, ou seja, o cliente já está agendado para a próxima consulta de rotina que acontecerá daqui a seis meses.
Mas porque isso é importante? Vou te mostrar apenas UM argumento.
Vamos imaginar que o dentista cobre em uma RAPD que, geralmente, deve ser feita a cada 6 meses, R$ 100,00. Logo, na teoria, o paciente viria ao dentista 2x por ano fazer uma raspagem, deixando no consultório R$ 200,00.
Só que o consultório não só tem UM paciente. Vamos colocar 500 pacientes cadastrados. Destes 500 pacientes, nem 15% vêm espontaneamente fazer a consulta de rotina, logo, o consultório deixa de ganhar. Não entendeu? Vamos À matemática:
500 pacientes fazendo 2 limpezas dentárias por ano no valor de R$ 100,00 daria um faturamento bruto anual de R$ 50.000,00.
Contudo, Se apenas 15% destes 500 pacientes viessem fazer as 2 limpezas por ano, teríamos:
15% de R$ 50.000 = R$ 7.500,00
Veja a diferença absurda no montante de faturamento perdido. E sinto dizer: se você faz parte dos dentistas que NÃO MARCAM a consulta periódica, deixando a cargo da memória do paciente, você está perdendo MUITO DINHEIRO.
Isto é importante porque vivemos em uma época na qual temos que fazer 1000 coisas ao mesmo tempo, dando oportunidade ao esquecimento, ainda mais para algo que ele irá fazer daqui a seis meses.
A maioria dos gerenciadores têm a opção de envio de mensagens de texto para lembrar os clientes da consulta odontológica de rotina.
Também é algo muito importante, porque potencializa a confirmação da secretária do consultório, principalmente se não conseguir falar com o cliente. Eles também possuem informações sobre seus custos e ganhos.
Um software odontológico é Muito útil para seu marketing odontológico interno e externo
É possível inserir fotos dos casos clínicos dos clientes, isto é, o famoso antes e depois. Qual cliente não gosta de ver o resultado final, ainda mais porque nosso serviço é intangível?
Ele quer o que ele investiu. Além do mais, todos os dados dos clientes estão no cadastro dele, o que inclui data de aniversário e email.
Ao invés de dizer a importância deste processo, vou te fazer uma pergunta? Quantas vezes você já recebeu este tipo de mensagem de outro profissional, por exemplo, do seu cardiologista? Caso tenha recebido, qual foi sua reação?
Pois é. Estes gerenciadores possuem serviços de envio de emails em datas comemorativas e até mesmo de email marketing odontológico. Isto facilita na fidelização do cliente. Lembre disso.
O software odontológico é Muito útil na geração de informações do atendimento
Para mim, esta é uma das principais ferramentas dos gerenciadores de consultório e, infelizmente, pouco utilizada pelos dentistas.
As informações geradas por eles devem fazer parte do planejamento odontológico do consultório, inclusive para tomada de decisões. Coloco abaixo alguns números que os gerenciadores de consultório colocam:
- Número de atendimentos/mês;
- Número de clientes particulares;
- Tempo médio de consulta;
- Distribuição dos clientes por faixa etária e sexo;
- Número de clientes de convênios (se você tiver);
- Ticket médio dos clientes;
- Número de falta por período.
Essas informações são de extrema importância para que você alcance seus objetivos. E outra, é possível trabalhar com indicadores de atendimento no consultório, que te mostrará se sua estratégia está correta ou não.
Por exemplo, você faz uma ação para aumentar o número de clientes particulares e diminuir o número de clientes e convênios odontológicos. Os gerenciadores te mostraram isso mês a mês.
Geralmente, nossa rotina de atendimento no consultório não permite que usemos todas as ferramentas disponíveis nos gerenciadores.
Mas cito aqui a importância de avaliar os resultados e se o software odontológico está sendo realmente útil, ou melhor, utilizado pelo consultório.
É importante que a secretária esteja familiarizada com o uso do gerenciador para que ele forneça otimize seu atendimento e forneça as informações necessárias para o planejamento odontológico.
Leia mais:
- Estatística do consultório: entenda o que os números querem dizer
- Concorrência: fique de olho nela!
- Consulta odontológica: por que você DEVE cobrar?
- Como criar suas metas do consultório?
- Não desperdice seu tempo ocioso no consultório!
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Grande abraço e até a próxima postagem!
Wilson Correia Jr.