recepcionista de consultório

→ 7 características que toda recepcionista de consultório odontológico deve ter


→ 7 características que toda recepcionista de consultório odontológico deve ter
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Em se tratando de atendimento ao cliente, fica impossível dissociar isso da recepcionista de consultório odontológico. Afinal de contas, ela é o primeiro contato do paciente na clínica odontológica.

Conhecendo a famosa frase que diz que “a primeira impressão é a que fica”, percebe-se a importância de ter uma equipe voltada para oferecer  o que há de melhor ao paciente do consultório odontológico. Contudo, muitos profissionais negligenciam a importância da recepcionista de consultório.

Uma recepcionista de consultório preparada irá influenciar DIRETAMENTE nos pontos abaixo:

  • Satisfação do paciente;
  • Indicação de novos pacientes;
  • Decisão de compra do serviço odontológico pelo paciente;
  • Controle de custos;
  • Índice de faltas no consultório odontológico;
  • Dentre outros.

É fato que uma recepcionista de consultório deve possuir  um mínimo de atributos para oferecer um atendimento ideal ao cliente do consultório odontológico. Colocarei abaixo 7 características que considero fundamentais para o bom desempenho de suas funções.

A recepcionista de consultório deverá ser RESPONSÁVEL na sua função

Talvez seja o ponto mais importante. Absolutamente NENHUM profissional vai exercer suas funções de maneira correta se não tiver responsabilidade nas suas principais características.

Quando montei meu consultório, contratei uma estagiária para fazer seu estágio comigo e, se fosse qualificada, ficaria como minha auxiliar. No primeiro dia, chegou 1 hora mais cedo. Devo admitir que me surpreendeu.

Contudo, parou por aí. Do segundo dia em diante, não chegou sequer UM DIA no horário. Isso sem falar que o telefone tocava e ninguém atendia porque… ela não foi. Não faltaram desculpas na época. O resultado disso é que não a indico para ninguém.

Um profissional irresponsável falhará em diversos aspectos, como por exemplo:

  1. Cumprimento de suas obrigações;
  2. Pontualidade em todos os aspectos;
  3. Lembrar de realizar determinadas funções;
  4. Servir de exemplo para os demais integrantes do consultório;
  5. Passar confiança ao paciente do consultório.

Este ponto considero primordial. Se a recepcionista de consultório não tiver pelo menos ISSO, não pense duas vezes. Passe a bomba para outro.

Uma recepcionista de consultório tem que gostar e saber de lidar com pessoas

Lidar com pessoas é uma verdadeira arte, principalmente quando se faz isso todo santo dia. Além disso, lembro sempre que a recepcionista de consultório é o para choque da empresa. Ela sempre leva o primeiro impacto de um paciente nervoso ou insatisfeito, deixando a fera calma para o dentista.

Se uma pessoa não sabe lidar com pessoas, mas gosta, é importante capacitá-la para este fim. Do outro lado, se ela não gosta de lidar com pessoas, nem pense em contratar, porque é da natureza dela e nada vai mudar isso.

Educação e simpatia fazem parte de um bom atendimento por parte da recepcionista de consultório

Aqui não tem muito o que explicar. Todo mundo gosta de ser bem tratado. E, se for com simpatia, melhor ainda. No consultório odontológico, isso conta bastante na hora de diminuir o stress do paciente.

Além disso, estas duas características são MUITO importantes para acalmar um paciente nervoso. Na maioria dos casos, um atendimento calmo e simpático acalma a pessoa, porque ela começa a ter vergonha do comportamento dela, principalmente se for realizado perante os outros.

Uma recepcionista de consultório tem que ser organizada para realizar as diversas funções (muitas delas simultâneas).

No consultório, há diversas funções que devem ser realizadas diariamente. Algumas delas quase que ao mesmo tempo:

  • Receber o paciente;
  • Agendamento das consultas;
  • Recebimento de contas;
  • Cobrança dos inadimplentes;
  • Compra de materiais;
  • Contato com os terceirizados (protético, técnicos, dentre outros).

Rapidamente, levantei algumas das 1000 funções realizadas pela recepcionista de consultório. Só é possível realizá-las de maneira eficaz se houver organização. E isso se aplica mais se a clínica atender convênios odontológicos, que possuem as famosas guias de tratamento odontológico (GTO).

A recepcionista de consultório deverá saber usar a tecnologia atual

Estamos na era digital. Hoje, tudo literalmente é mais fácil e rápido. Há alguns anos, a marcação dos pacientes era feita manualmente em uma agenda. Hoje temos softwares odontológicos que não só agendam o paciente como oferecem diversas informações ao gestor do consultório.

E isso alcançou todos os setores do atendimento, inclusive o agendamento dos pacientes. Você imagina hoje uma recepcionista que não sabe usar um computador? Ou o WhatsApp? Pois é. Isso é algo que é fundamental para que haja otimização do atendimento no consultório odontológico.

Saber lidar com intercorrências e assuntos urgentes

Chega um momento no qual os equipamentos do consultório começam a dar defeitos, por mais que você faça uma revisão. E isso ocorre muito na Odontologia por possuir diversos equipamentos. Do outro lado, nem sempre o gestor do consultório está por perto para orientar a recepcionista.

Ocorre a mesma coisa com pacientes: aquele que não estava marcado mas foi ao consultório querendo ser atendido de qualquer jeito ou aquele cuja prótese ainda não foi entregue pelo protético.

Quando lidamos com pessoas, sempre ocorrerão imprevistos que dificultam o atendimento, por menos que seja sua frequência. É fundamental que a recepcionista saiba desenrolar estas situações, mesmo que seja com auxílio do gestor.

A recepcionista deverá ser os olhos do gestor na sua ausência

Uma coisa é certa: a pessoa que passa mais tempo no consultório odontológico é a recepcionista. Além disso, ela lida diretamente com o paciente no dia a dia, inclusive conversando com eles. Neste ponto, a recepcionista será fundamental para captar possíveis queixas dos clientes do consultório.

Em outras palavras: ela será os olhos do dentista no momento em que ele não estiver presente ou até mesmo em situações nas quais ele tem pouco contato, como é o caso da recepção, lugar no qual muita coisa acontece.

Citei apenas um exemplo dentre inúmeras, como informe de contas, glosas (caso atenda convênios odontológicos), problemas com parceiros terceirizados, etc.

Leia mais:


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Caso haja alguma dúvida, não hesite em perguntar abaixo! Mande sua dúvida que farei de tudo para te ajudar!

Grande abraço e até a próxima postagem!

Wilson Correia Jr.


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