→ Descubra como reduzir o Índice de faltas dos pacientes no consultório

→ Descubra como reduzir o Índice de faltas dos pacientes no consultório


→ Descubra como reduzir o Índice de faltas dos pacientes no consultório
5 (100%) 101 vote[s]

O índice de faltas dos clientes no consultório é uma das principais preocupações dos dentistas, não nos dias de hoje, mas desde sempre.

A preocupação faz todo sentido: a falta de um cliente à consulta representa dinheiro perdido, já que seus custos fixos permanecem girando e, geralmente, não é possível substituir o horário vago por outro cliente.

A verdade dos fatos é que isso sempre vai ocorrer. Às vezes o cliente não faz nem por mal, mas porque esqueceu mesmo. O que passarei neste post serão algumas dicas de como minorar o índice de faltas a ponto de deixar em um % aceitável e pré-definido no planejamento.

Qual o índice de faltas desejável?

Bom, de cara desejamos que seja zero, mas isso é no mínimo utopia. o índice ideal varia conforme seu tipo de atendimento.

Por exemplo, um dentista que atende por ordem de chegada geralmente têm um índice de faltas maior do que um dentista que atende por hora marcada, embora este último se prejudique bem mais com a falta.

Inicialmente, o dentista que atende por ordem de chegada não tem noção do índice médio de faltas dos clientes, logo ele trabalha com uma estimativa. Por exemplo, ele estipulou que seu % de faltas gire em torno de 20%, ou seja, de 10 clientes marcados, 2 faltam.

Se esta projeção se confirmar com o passar do tempo, a modalidade de atendimento dele vai permitir que ele faça um overbooking na agenda, marcando por exemplo 12 para que, com o índice de faltas de de 20%, chegue-se a 10, que corresponde ao número de clientes desejado para o atendimento.

No caso de atendimento por hora marcada, não é possível utilizar a tática do over book, já que você não poderá marcar dois clientes no mesmo horário. Por esse motivo, seu índice de faltas tem que ser o menor possível e pode ser compensado com outras manobras que explicarei ABAIXO.

Crie uma agenda de clientes em stand by (espera)

Essa situação se encaixa em qualquer tipo de atendimento, mas é ideal para quem atende por hora marcada.

Por exemplo, um cliente que tem uma urgência no atendimento, porém não há vaga naquela semana. Mas o cliente tem uma flexibilidade de tempo que permite ir à consulta caso apareça alguma vaga na agenda decorrente de uma falta.

Oriente sua secretária a confirmar os clientes

Parece óbvio, mas não é incomum encontrar consultórios cujas secretárias ou não confirmam os clientes ou ligam apenas uma vez e pronto. Ora, quantas vezes você retornou ligação de um número estranho que ligou apenas uma vez?

Além de ter a possibilidade de ser uma ligação por engano, passa a sensação de que “se não ligou mais de uma vez, não era importante”, concordas? Porém, ocorre exatamente o oposto se há mais de uma tentativa de ligação.

Oriente sua secretária a usar mais de um tipo de forma de confirmar o cliente. Ligação, mensagem de texto, whatsapp, email, etc.

Se for optar apenas por ligação, oriente a fazer com um intervalo de tempo. Por exemplo, se há 10 clientes para confirmação, oriente-a a seguir uma sequência, marcando com um X aqueles que não houve êxito no contato.

Se o primeiro da lista for João e não houve contato, marque um X e passe para o próximo, continuando assim até terminar a lista. Depois volte e ligue novamente. Caso não haja sucesso, tente outras formas, como mensagem de texto.

Alguns clientes preferem contato via whatsapp, porém SEMPRE peça permissão ao cliente para utilizar este meio de comunicação com ele, uma vez que muitas pessoas só utilizam esta rede social para uso pessoal.

Desperte caráter de urgência no tratamento do cliente

Você provavelmente já viu aquela classe I que evoluiu para um belo de um tratamento endodôntico, confere? Isso pode se reduzido com algumas frases abaixo. Por favor, não entenda como terrorismo, mas sim um impulso para o cliente comparecer à consulta:

“Seu caso requer uma urgência. Tente não faltar para o dente não ficar doendo no meio do fim de semana!”

Final de semana??? Para muitos, é o único momento de descanso! O cara não vai querer arriscar e ter dor de dente, confere?

Se for um tratamento estético que ele quer fazer, mas está protelando e faltando as consultas…

“Preciso de mais tempo para fazer seu clareamento, do contrário não conseguirei chegar numa tonalidade legal para seu casamento!”

Quem nunca passou por isso? Aquela cliente que marca e remarca diversas vezes, chega dias antes, com a cor dos dentes em C90871901, querendo clarear em poucos dias?

Se já for trabalhado isso nela antes, provavelmente ela vai perceber que, se vier a consulta no tempo correto, terá um sorriso mais bonito e jovem no seu casamento.

Utilize lembretes impressos

Há modelos de cartões de marcação de horário (baixíssimo custo) que você pode utilizar para reforçar ainda mais a memória do cliente. Se você ainda quiser reduzir mais ainda os custos, caso não tenha muito capital para investir, pode colocar no verso do cartão de visita.

Porém, assim que puder, faça em cartões separados porque se de um lado há redução de custos, no outro há perda de espaço para divulgar e fortalecer seu nome no cartão de visita.

Caso não tenha, pense em adquirir um gerenciador de consultório

Aqui é outra forma bem importante de diminuir seu índice de faltas no consultório, ainda mais porque aqui não há o viés humano, uma vez que tudo já programado pelo gerenciador

O envio de mensagens de texto ou de emails depende do pacote contratado ou do que o gerenciador dispõe. Caso haja capital para isso, pegue o pacote que ofereça estas possibilidades.

Toda estratégia é válida para diminuir ao máximo o índice de faltas dos clientes no seu consultório. Estas estratégias citadas acima ajudam bastante no processo, porém é necessário treinamento e acompanhamento para se perceber qual a estratégia está sendo mais útil para seu consultório.

Tenho colegas que só utilizam o whatsapp para confirmação de consulta. Outros, que atendem ao público mais idoso, preferem as ligações tradicionais. Tudo isso deve ser avaliado com o passar do tempo.

 

Leia mais:


Gostou da postagem?  Que bom! =)

Compartilhe com seus colegas de profissão. Acredite, se todos soubessem lidar com o mercado odontológico, estaríamos numa situação bem melhor. Então faça a sua parte!

Caso haja alguma dúvida, não hesite em perguntar abaixo! Mande sua dúvida que farei de tudo para te ajudar!

Grande abraço e até a próxima postagem!

Wilson Correia Jr.


Recomendados Para Você:

Leave comment

Qualifique sua Secretária e Aumente os Lucros -TURMA RECIFE  Clique AQUI e Saiba Mais
close
open