A matriz GUT é mais uma ferramenta de gestão que tem uma função MUITO importante dentro de qualquer empresa, incluindo seu consultório, principalmente naquelas empresas que estão arrumando a casa, pois há diversas questões a serem resolvidas.
A grande vantagem dela é que é de fácil aplicação, sem ter a necessidade quebrar a cabeça para utilizar.
A matriz GUT, cuja sigla que significa Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T), tem por objetivo estabelecer a priorização de estratégias para a resolução de determinados problemas de uma organização e/ou empresa, no caso, o consultório odontológico.
A ferramenta de gestão consiste no estabelecimento do nível de prioridade que um determinado problema recebe a partir da multiplicação das pontuações dadas pelos responsáveis do consultório ou setor nos quesitos gravidade, urgência e tendência.
Essa ferramenta auxilia na formação de estratégias, projetos e também na coleta de dados (devido ao desenvolvimento de informações).
A principal ideia da ferramenta é determinar o que deve ser resolvido de antemão ou pode ser postergado mediante outros problemas mais graves.
A mistura de problemas por si só gera confusão, e acaba dificultando a visão do gestor do consultório na identificação dos problemas prioritários e na sua relevância.
Nesse caso, é preciso separar cada problema que tenha causa própria e somente após isso, saber qual a prioridade na solução dos problemas identificados.
A Matriz GUT atua justamente nesse aspecto, selecionando e escalonando os problemas levando em conta o impacto positivo e negativo de sua correção.
A matriz GUT está ligada, geralmente, à Matriz SWOT e sua análise dos ambientes interno e externo da empresa, onde analisa a prioridade de resolução de um problema, que pode estar situado dentro ou fora do consultório odontológico.
Perceba que as ferramentas de gestão podem e, muitas vezes, devem trabalhar em conjunto.
Para melhor entendimento, vamos observar como se usa a matriz GUT
Metodologia de aplicação da tabela GUT:
Levantamento dos problemas do consultório
- Estabelecer uma nota de 1 a 5 para a gravidade de cada agente;
- Estabelecer uma nota de 1 a 5 para a urgência de cada agente;
- Estabelecer uma nota de 1 a 5 para a tendência de cada agente;
- Multiplicação dos resultados (gravidade x urgência x tendência) de cada agente escolhido;
- Fazer a média dos resultados dos agentes.
Notas para cada problema, conforme os quesitos:
Então vamos a um exemplo bem fácil de entender. Vou colocar abaixo duas situações que ocorreram comigo (que vou identificar com um * ao lado) e criar mais duas situações. No fim, vamos fazer o cálculo.
O compressor parou (*);
A mangueira que drena a água do ar condicionado está com problemas, causando vazamento da água dentro da parede (*);
O gelágua quebrou;
O mocho está quebrado.
Farei uma tabela abaixo com o score que considero prioridade:
Coloquei a quebra do compressor com score máximo porque simplesmente inviabiliza o atendimento.
A mangueira do ar condicionado não inviabiliza o atendimento, mas não inviabiliza o atendimento pelo menos no primeiro momento. Sem falar que a tendência é piorar, comprometendo a parede com necessidade de pintura depois.
Quanto ao gelágua, apesar de não inviabilizar o atendimento, é algo que pode ser contornado com algumas garrafas de água na recepção. Já o mocho, tende a causar problemas de saúde no dentista, podendo inviabilizar o atendimento.
A partir deste exemplo, priorize seus problemas. Haverá situações em que pontos poderão ficar empatados.
Cabe ao gestor do consultório desempatar os itens e escolher qual será prioridade ou então terceirizar ou solicitar ajuda aos seus colaboradores, a fim de agilizar a resolução dos problemas.
Créditos da imagem da matriz GUT no início do artigo para Marcelo Bozi
Leia mais:
- Como fazer um plano de negócios para seu consultório – Parte I
- 5W2H: organizando o consultório
- Matriz Swot: diagnóstico do consultório
- Conceitos de gestão: importante saber
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Wilson Correia Jr.